Cara Menghitung Kebutuhan Tisu Kantor per Bulan

Kenapa Kebutuhan Tisu Kantor Perlu Dihitung

Kekurangan tisu membuat petugas membeli mendadak, memakai produk pengganti yang tidak cocok dengan dispenser, atau mengambil persediaan area lain. Sebaliknya, pembelian berlebihan menghabiskan ruang dan mengikat anggaran pada stok yang lambat digunakan.

Perhitungan membantu menjelaskan perubahan biaya. Kenaikan pemakaian tisu kantor mungkin berasal dari lebih banyak pengunjung, tambahan hari operasional, atau perubahan isi kemasan. Penyebab tersebut sulit diketahui jika catatan hanya berisi jumlah dus yang dibeli.

Hasilnya bukan angka tetap selamanya. Jadwal kerja hibrida, pelatihan, atau acara kantor dapat mengubah kebutuhan. Model yang baik mudah diperbarui ketika data berubah.

Data yang Perlu Disiapkan Sebelum Menghitung

Catat jenis tisu, area penggunaan, jumlah pengguna yang hadir, pengunjung, hari operasional, dan satuan pemakaian. Untuk tisu lembar, gunakan lembar atau kemasan dengan isi yang diketahui. Untuk tisu toilet, gunakan rol yang spesifikasinya konsisten atau panjang kertas jika data itu tersedia.

Periksa label kemasan. Satu pack mungkin berisi beberapa rol, sedangkan satu dus berisi beberapa pack. Pada tisu lembar berlapis, pastikan istilah lembar pada catatan tidak tertukar dengan jumlah lapisan. Gunakan satuan produk yang benar-benar dikeluarkan dari dispenser.

Siapkan stok layak pakai, barang yang sudah dialokasikan, pesanan masuk beserta tanggal kedatangannya, dan waktu pengiriman pemasok. Catatan stok harus mengikuti produk yang sama. Dua rol dengan panjang berbeda tidak dianggap memiliki kebutuhan yang setara.

7 Langkah Menghitung Kebutuhan Tisu Kantor per Bulan

1. Pisahkan Perhitungan Berdasarkan Jenis Tisu

Hasil langkah ini adalah daftar barang yang dapat dihitung tanpa mencampur lembar, rol, box, dan dus. Total anggaran boleh dijumlahkan kemudian, setelah kebutuhan setiap barang diketahui.

2. Catat Jumlah Pengguna dan Hari Operasional

Gunakan jumlah orang yang hadir, bukan otomatis seluruh karyawan terdaftar. Tambahkan pengunjung yang memakai fasilitas. Catat hari operasional area karena toilet gedung yang dibuka Sabtu memiliki kebutuhan berbeda dari ruang kerja lima hari seminggu.

Jika pola kehadiran berubah antarhari, gunakan data harian atau rata-rata yang mewakili periode rencana. Perkiraan awal diperbolehkan sebagai simulasi, lalu diganti dengan data pengamatan.

3. Ukur Pemakaian pada Periode Pengamatan

Amati beberapa hari yang mewakili pola kerja, misalnya satu sampai dua minggu sebagai awal pencatatan, lalu perluas jika pola kantor sangat berubah. Catat pengeluaran dari gudang, pengisian dispenser, dan sisa persediaan di area.

Tisu yang dikirim ke pantry belum tentu langsung habis dipakai. Untuk mengukur konsumsi area, gunakan stok awal ditambah barang masuk, dikurangi stok akhir dan penyesuaian yang tercatat. Pisahkan barang rusak agar pemborosan terlihat.

Jika belum ada data, gunakan model pengguna × frekuensi × jumlah per pemakaian. Tulis frekuensinya sebagai asumsi, bukan standar konsumsi setiap orang.

4. Hitung Kebutuhan Bulanan untuk Setiap Jenis

Untuk tisu lembar dengan model pengguna, rumusnya adalah:

Kebutuhan lembar = pengguna per hari × pemakaian per pengguna per hari × lembar per pemakaian × hari operasional.

Hitung pengunjung secara terpisah apabila pola pemakaiannya berbeda. Kemudian jumlahkan untuk produk yang sama.

Untuk data konsumsi langsung, gunakan rata-rata pemakaian per hari × hari operasional bulan rencana. Kebutuhan tisu toilet kantor dapat dihitung dalam rol jika panjang dan spesifikasi rol konsisten selama pengamatan.

5. Konversikan Kebutuhan menjadi Jumlah Kemasan

Bagi kebutuhan dengan isi satu kemasan, lalu bulatkan ke atas untuk melihat kebutuhan kotor. Misalnya 2.640 lembar dengan isi 200 lembar per pack berarti 13,2 pack, sehingga diperlukan 14 pack jika belum memperhitungkan stok.

Angka tersebut membantu memahami besarnya kebutuhan. Untuk pesanan akhir, kurangi persediaan dalam satuan dasar terlebih dahulu, kemudian lakukan pembulatan kemasan. Dengan urutan ini, kamu tidak membeli pack tambahan karena pembulatan dilakukan berulang.

6. Perhitungkan Stok Cadangan dan Persediaan yang Tersedia

Tentukan cadangan berdasarkan variasi penggunaan dan waktu pengiriman. Cadangan bukan persentase wajib yang berlaku untuk seluruh kantor. Kebutuhan beberapa hari tambahan dapat digunakan jika memang sesuai risiko keterlambatan fasilitasmu.

Gunakan rumus pesanan bersih dalam satuan yang sama:

Kebutuhan pesanan = maksimum dari nol dan hasil kebutuhan bulan + target cadangan akhir − stok tersedia − pesanan masuk yang dipastikan datang sesuai waktu kebutuhan.

Jika hasilnya 2.140 lembar dan kemasan berisi 200 lembar, pesan 11 pack atau 2.200 lembar. Periksa juga kapan stok dapat habis. Pesanan yang tiba terlambat tidak menyelesaikan kekurangan pada awal bulan.

7. Bandingkan Hasil dengan Pemakaian Bulan Berikutnya

Catat pemakaian aktual, sisa stok, dan pembelian darurat. Bila perkiraan terlalu rendah, telusuri pengunjung, hari operasional, atau perubahan produk sebelum menambah cadangan.

Perbarui model untuk setiap jenis. Jangan menaikkan semua stok tisu bulanan karena hanya satu dispenser menunjukkan pemakaian tinggi.

3 Studi Kasus Menghitung Kebutuhan Tisu Kantor per Bulan

Semua angka berikut merupakan simulasi, termasuk frekuensi penggunaan dan isi kemasan. Angka tersebut bukan standar pemakaian atau spesifikasi produk tertentu.

1. Kantor dengan 20 Karyawan dan Pemakaian Hand Towel

Kantor simulasi memiliki 20 karyawan, 22 hari kerja, dan asumsi 3 pemakaian hand towel per orang per hari. Setiap pemakaian memakai 2 lembar. Kebutuhan bulanannya adalah 20 × 3 × 2 × 22 = 2.640 lembar.

Dengan isi 200 lembar per pack, kebutuhan kotor dibulatkan menjadi 14 pack. Tim kemudian menetapkan target cadangan 300 lembar berdasarkan kondisi pasokan contoh. Stok tersedia 600 lembar dan tidak ada pesanan masuk.

Pesanan bersih = 2.640 + 300 − 600 = 2.340 lembar. Dibulatkan menjadi 12 pack atau 2.400 lembar. Jika pemakaian sesuai rencana, stok akhir menjadi 360 lembar. Pelajarannya: kebutuhan pemakaian dan jumlah yang harus dibeli merupakan dua angka berbeda.

2. Kantor dengan 50 Karyawan dan Pengunjung Harian

Dalam simulasi cara menghitung kebutuhan tisu untuk 50 karyawan, setiap karyawan memakai hand towel 4 kali sehari dengan 2 lembar per pemakaian selama 22 hari. Kebutuhan karyawan = 50 × 4 × 2 × 22 = 8.800 lembar.

Ada 10 pengunjung per hari dengan asumsi 1 pemakaian dan 2 lembar. Kebutuhan pengunjung = 10 × 1 × 2 × 22 = 440 lembar. Totalnya 9.240 lembar atau kebutuhan kotor 47 pack berisi 200 lembar.

Target cadangan simulasi 800 lembar, stok tersedia 1.000 lembar, dan pesanan 400 lembar sudah dipastikan tiba sebelum periode kebutuhan. Pesanan baru = 9.240 + 800 − 1.000 − 400 = 8.640 lembar, sehingga tim membeli 44 pack atau 8.800 lembar. Stok akhir rencana menjadi 960 lembar. Mengabaikan pengunjung akan membuat dasar perhitungannya terlalu rendah.

3. Kantor dengan 100 Karyawan dan Pencatatan Tisu Toilet

Kantor simulasi menggunakan catatan konsumsi aktual sebagai metode, bukan menghitung frekuensi setiap orang. Misalkan hasil pencatatan menunjukkan rata-rata 3 rol per hari pada spesifikasi rol yang sama. Dengan 26 hari operasional, kebutuhan bulanannya 78 rol.

Kemasan berisi 12 rol, sehingga kebutuhan kotor menjadi 7 pack atau 84 rol. Selisih 6 rol adalah tambahan akibat pembulatan kemasan, bukan konsumsi bulan tersebut.

Jika target cadangan 12 rol dan stok tersedia 18 rol, pesanan bersih = 78 + 12 − 18 = 72 rol. Tim membeli 6 pack. Stok akhir rencana menjadi 12 rol. Metode konsumsi langsung lebih berguna ketika pola pengunjung berubah, asalkan catatan dan spesifikasi produknya konsisten.